Przewodnik krok po kroku: model CSP, okres zobowiązania, warianty płatności, ochrona ceny, dodawanie i rezygnacja z licencji oraz odnowienie subskrypcji. Wszystko, co warto wiedzieć, zanim zdecydujesz się na Microsoft 365 dla firm.
CSP, czyli Cloud Solution Provider, to model zakupu usług Microsoft przez autoryzowanego partnera. W praktyce oznacza to, że klient kupuje subskrypcje Microsoft 365 przez partnera, a partner dostarcza licencje, obsługuje rozliczenie i wystawia fakturę. Przy zakupie licencji przez Valcreon klient otrzymuje polską fakturę VAT, również w KSeF. Przy zakupie bezpośrednio w Microsoft fakturującym podmiotem jest Microsoft Ireland Operations Limited, a dokument nie jest wystawiany jako polska faktura w KSeF. Partner oraz dystrybutor Microsoft posiadają odpowiednie rejestracje w programach Microsoft i są upoważnieni do odsprzedaży produktów Microsoft.
Licencje Microsoft 365 dla firm w ramach zakupionej subskrypcji są licencjami przypisanymi do użytkownika, ale zakup dotyczy liczby licencji dla firmy, a nie trwałego przypisania licencji do jednej konkretnej osoby. Firma ma do dyspozycji określoną pulę licencji i może zmieniać ich przypisanie w dowolnym terminie, na przykład gdy pracownik odchodzi, zmienia stanowisko albo licencja ma zostać przypisana innej osobie.
Przed zamówieniem subskrypcji ustalamy, czy firma ma już istniejącą dzierżawę Microsoft 365, jakie produkty są potrzebne, ilu użytkowników ma korzystać z licencji, jaki ma być okres zobowiązania, jaki model płatności wybieramy oraz kto po stronie klienta zatwierdza zakup.
Przy zakładaniu nowej dzierżawy (tenanta) Microsoft 365 trzeba wybrać techniczną nazwę dzierżawy, która tworzy domyślną domenę w formacie nazwadzierżawy.onmicrosoft.com. To nie jest adres strony internetowej firmy ani docelowy adres e-mail, ale trwały identyfikator środowiska Microsoft 365. Nazwę warto wybrać świadomie, ponieważ będzie widoczna w panelach administracyjnych, konfiguracji technicznej, integracjach i niektórych komunikatach systemowych. Po wybraniu nazwy dzierżawy nie należy zakładać, że będzie można ją w przyszłości łatwo zmienić. Zmiana nazwy środowiska może być niemożliwa albo wiązać się z istotnymi komplikacjami administracyjnymi i technicznymi, dlatego najlepiej od razu użyć krótkiej, neutralnej i trwałej nazwy firmy lub marki, bez polskich znaków, spacji, znaków specjalnych i tymczasowych skrótów.
Dla nowego klienta proces obejmuje potwierdzenie danych firmy, wybór planu Microsoft 365, ustalenie liczby licencji, okresu zobowiązania i sposobu płatności oraz przygotowanie zamówienia. Jeżeli klient wybiera zobowiązanie roczne z płatnością jednorazową, subskrypcję uruchamiamy po otrzymaniu przedpłaty.
Dla klienta, który ma już istniejącą dzierżawę Microsoft 365, najpierw sprawdzamy jej nazwę, domyślną domenę onmicrosoft.com, identyfikator dzierżawy oraz obecny kanał zakupu licencji. Dopiero potem ustalamy, czy nowe licencje mają zostać dodane do istniejącej dzierżawy, czy wymagane są dodatkowe działania administracyjne. Najprostszy sposób rozpoznania istniejącej dzierżawy to zalogowanie się przez administratora do centrum administracyjnego Microsoft 365 pod adresem admin.microsoft.com. W sekcji dotyczącej organizacji można sprawdzić nazwę dzierżawy, domyślną domenę w formacie nazwa.onmicrosoft.com oraz identyfikator dzierżawy. Te informacje pozwalają poprawnie przygotować zamówienie i uniknąć utworzenia niepotrzebnej drugiej dzierżawy. Orientacyjny czas uruchomienia zależy od rodzaju zamówienia. Utworzenie i przygotowanie nowej dzierżawy Microsoft 365 zajmuje zwykle 1–2 dni robocze od potwierdzenia danych i warunków zamówienia. Domówienie nowych licencji do istniejącej dzierżawy trwa maksymalnie do 8 godzin roboczych, a w praktyce najczęściej jest realizowane do około 2 godzin.
Aby Valcreon mógł dostarczać i rozliczać subskrypcje Microsoft 365 w istniejącej dzierżawie klienta, klient musi zaakceptować relację partnerską typu reseller relationship. Jest to autoryzacja handlowa, która pozwala przypisać Valcreon jako partnera sprzedaży dla danej dzierżawy i zamawiać licencje przez kanał CSP. Autoryzacja dla dystrybutora jest elementem procesu sprzedażowego w kanale CSP. Dystrybutor Microsoft obsługuje zaplecze zamówienia, dostępność produktów i rozliczenie z partnerem. Klient nadal współpracuje handlowo z Valcreon, a Valcreon odpowiada za przygotowanie zamówienia, fakturowanie i kontakt z klientem. Autoryzacja do administracji dzierżawą jest osobną i opcjonalną decyzją klienta. Oznacza ona przyznanie Valcreon dostępu administracyjnego do środowiska Microsoft 365 klienta, na przykład w celu wykonania konfiguracji, zmian technicznych, migracji albo bieżących prac administracyjnych. Relacja sprzedażowa nie daje Valcreon automatycznego pełnego dostępu administracyjnego do środowiska klienta. Dostęp administracyjny wymaga osobnej decyzji i powinien wynikać z ustalonego zakresu prac. Sama relacja sprzedażowa nie oznacza automatycznie, że Valcreon wykonuje bezpłatną administrację środowiskiem klienta. Z reguły czynności administracyjne w dzierżawie klienta są rozliczane osobno, zgodnie z ustalonym zakresem usługi, zleceniem lub umową obsługową.
Przy zakupie subskrypcji klient wybiera okres zobowiązania. Najczęściej są to dwa warianty: zobowiązanie miesięczne albo zobowiązanie roczne. To okres zobowiązania decyduje o tym, jak długo trzeba utrzymać subskrypcję i jakie są możliwości jej anulowania. Zobowiązanie miesięczne można traktować jako elastyczne, ponieważ klient ma prawo zrezygnować po zakończeniu danego miesiąca rozliczeniowego. Zobowiązanie roczne daje lepszą cenę, ale oznacza obowiązek utrzymania zamówionej liczby licencji przez 12 miesięcy. W ramach jednej firmy można mieszać różne okresy zobowiązania i różne modele płatności. Oznacza to, że część licencji może być kupiona w zobowiązaniu rocznym, część w miesięcznym, a różne produkty mogą mieć różne rocznice odnowienia. Możliwe jest również posiadanie różnych zobowiązań dla tego samego typu licencji, na przykład część licencji Microsoft 365 Business Standard jako zobowiązanie roczne dla stałych pracowników i część jako zobowiązanie miesięczne dla użytkowników projektowych lub tymczasowych.
Subskrypcję roczną można opłacić jednorazowo z góry albo w ratach miesięcznych. Płatność jednorazowa jest najtańszym wariantem. Płatność miesięczna przy zobowiązaniu rocznym jest wygodniejsza operacyjnie, ale droższa od płatności z góry. W uproszczeniu: najniższa cena dotyczy zobowiązania rocznego z płatnością jednorazową, zobowiązanie roczne z płatnością miesięczną jest droższe o 3%, a zobowiązanie miesięczne jest droższe o 20%, ponieważ daje największą elastyczność.
Ceny katalogowe Microsoft dla subskrypcji CSP są publikowane w EUR. Przy rozliczeniu w złotówkach kwota na fakturze może zależeć od kursu waluty przyjętego do rozliczenia.
W przypadku zobowiązania rocznego z płatnością miesięczną każda rata może być przeliczana z EUR według aktualnego kursu sprzedaży NBP. Oznacza to, że miesięczna kwota w PLN może się różnić w kolejnych miesiącach, mimo że cena bazowa w EUR pozostaje taka sama.
Po zakupie subskrypcji obowiązuje krótki okres, w którym można ją anulować i ponieść koszt tylko za wykorzystane dni. W Valcreon przyjmujemy bezpiecznie 5 dni kalendarzowych od zakupu lub odnowienia subskrypcji, ponieważ decyzje klientów często wymagają dodatkowego czasu operacyjnego. Po tym terminie subskrypcji nie można anulować przed końcem okresu zobowiązania. Oznacza to, że jeżeli klient zamówi zobowiązanie roczne, po upływie okresu anulowania firma pozostaje zobowiązana do opłacenia całego wybranego okresu. Przy płatności miesięcznej nie jest to umowa miesięczna, tylko zobowiązanie roczne rozłożone na 12 rat.
Subskrypcję roczną z płatnością jednorazową uruchamiamy po otrzymaniu przedpłaty za pierwszy rok. Jest to najprostszy i najtańszy wariant rozliczenia, ponieważ klient płaci z góry za cały okres i nie ponosi ryzyka miesięcznych różnic kursowych.
Roczne zobowiązanie z płatnością miesięczną oznacza, że klient zamawia subskrypcję na 12 miesięcy, ale opłaca ją w 12 ratach. Ponieważ ta forma rozliczenia stanowi długoterminowe zobowiązanie klienta, wymaga podpisania umowy na subskrypcję. Niezależnie od późniejszej decyzji biznesowej klient ma obowiązek opłacenia wszystkich rat wynikających z zamówionego zobowiązania. Przykład: jeżeli miesięczna cena wynosi 100 PLN netto za użytkownika, a klient zamawia 10 licencji w zobowiązaniu rocznym z płatnością miesięczną, całkowite zobowiązanie firmy wynosi 12 × 10 × 100 PLN netto, czyli 12 000 PLN netto, nawet jeśli faktury są wystawiane co miesiąc.
Zobowiązanie miesięczne odnawia się automatycznie co miesiąc aż do odwołania. Do momentu anulowania subskrypcji klient ma obowiązek opłacać kolejne miesiące. Ten wariant jest droższy, ale daje największą elastyczność, ponieważ pozwala zakończyć korzystanie z licencji po każdym miesiącu.
Ochrona ceny dotyczy tylko zobowiązania rocznego. Jeżeli Microsoft zmieni cennik w trakcie trwania rocznego okresu zobowiązania, cena w EUR pozostaje co do zasady niezmienna do końca bieżącego okresu. W zobowiązaniu miesięcznym cena może zmienić się po zmianie cennika Microsoft, ponieważ subskrypcja odnawia się co miesiąc. Klient zyskuje elastyczność, ale nie ma takiej samej ochrony ceny jak w wariancie rocznym.
W trakcie zobowiązania rocznego można zwiększać liczbę licencji. Można też zmieniać wybrane licencje na wyższe plany Microsoft 365. Nowe licencje są zwykle dopasowywane do końca bieżącego okresu zobowiązania. Nie można natomiast dowolnie zmniejszyć liczby licencji w trakcie rocznego okresu zobowiązania. Zmniejszenie liczby licencji jest możliwe dopiero przy odnowieniu subskrypcji albo w okresie anulowania po zakupie lub odnowieniu.
Zakup przez Valcreon w modelu CSP daje większą elastyczność operacyjną niż samodzielny zakup bezpośrednio w Microsoft. Jeżeli w trakcie roku do firmy dołączają nowi użytkownicy, można dokupić dla nich dodatkowe licencje bez czekania do kolejnego odnowienia. Dodatkowe licencje są rozliczane tylko za okres od momentu ich uruchomienia do najbliższej rocznicy lub końca bieżącego okresu zobowiązania. Oznacza to, że firma nie musi płacić pełnej rocznej kwoty za licencję dodaną w środku okresu, tylko proporcjonalnie za pozostały czas. W tym samym modelu można zamówić również zupełnie inne produkty Microsoft, na przykład dodatkowe aplikacje, usługi bezpieczeństwa albo licencje dla nowych ról w organizacji. Takie produkty także mogą zostać uruchomione w trakcie roku i rozliczone tylko do wspólnej rocznicy odnowienia.
Subskrypcje Microsoft 365 trzeba odnawiać po zakończeniu okresu zobowiązania. W Valcreon subskrypcje nie odnawiają się automatycznie na kolejny okres bez decyzji klienta. Z odpowiednim wyprzedzeniem przed rocznicą ustalamy z klientem, co robimy dalej: odnawiamy subskrypcję, zmieniamy liczbę licencji, przechodzimy na inne plany albo kończymy korzystanie z wybranych usług. Po wygaśnięciu subskrypcji administrator ma jeszcze ograniczony czas na dostęp administracyjny i odzyskanie danych. W zależności od usługi i etapu wygaszenia okres ten może wynosić od około 30 do 90 dni. Po zakończeniu tego procesu dane mogą zostać trwale usunięte.
EST, czyli Extended Service Term, to mechanizm przedłużenia dostępu do usługi po zakończeniu standardowego okresu subskrypcji, gdy klient nie odnowił jej na czas. W uproszczeniu działa jak awaryjny okres techniczny, który pomaga uniknąć natychmiastowej przerwy w działaniu usług. EST nie powinien być traktowany jako standardowy sposób korzystania z licencji. Jest rozwiązaniem wyjątkowym i wiąże się z wyższym kosztem niż standardowe zobowiązanie roczne. W praktyce należy przyjąć, że koszt może być powiększony o dopłatę za płatność miesięczną oraz dodatkowy koszt przedłużenia, łącznie około 23% względem najtańszego wariantu rocznego z płatnością z góry. Dlatego EST traktujemy jako mechanizm awaryjny, a nie planowany sposób odnawiania subskrypcji.
Poniżej porównanie trzech wariantów subskrypcji Microsoft 365 dostępnych w CSP.
Dla stałych pracowników najczęściej najlepszym wyborem jest zobowiązanie roczne, ponieważ daje niższą cenę i ochronę ceny. Dla pracowników tymczasowych, projektowych lub sezonowych lepsze może być zobowiązanie miesięczne, ponieważ pozwala szybciej zmniejszyć koszty. Valcreon pomaga dobrać wariant subskrypcji do realnego sposobu pracy firmy: liczby stałych użytkowników, planowanych zmian zatrudnienia, budżetu, potrzeb bezpieczeństwa oraz ryzyka związanego z długim zobowiązaniem. Za decyzję zakupową odpowiada klient. Valcreon pomaga dobrać wariant, wyjaśnia konsekwencje zobowiązania i porządkuje informacje, ale to klient zatwierdza liczbę licencji, produkty, okres zobowiązania, sposób płatności oraz decyzję o odnowieniu. Przykład praktyczny: firma ma 25 osób. Dla 20 stałych pracowników wybiera zobowiązanie roczne, ponieważ jest tańsze i chroni cenę. Dla 3 osób projektowych wybiera zobowiązanie miesięczne, ponieważ nie wiadomo, jak długo będą potrzebne. W trakcie roku firma dokupuje 2 dodatkowe licencje dla nowych pracowników i płaci za nie tylko od momentu uruchomienia do najbliższej rocznicy. Przed rocznicą Valcreon wspólnie z klientem porządkuje licencje i ustala, co odnowić, zmienić albo zakończyć.
Celem Valcreon jest takie dobranie subskrypcji Microsoft 365, aby firma nie przepłacała, nie traciła potrzebnej elastyczności i nie podejmowała przypadkowych zobowiązań licencyjnych. Dlatego przed zakupem ustalamy potrzeby, przed rocznicą porządkujemy subskrypcje, a w trakcie roku pomagamy dokładać licencje i produkty wtedy, gdy są realnie potrzebne.
15 minut rozmowy z polskim doradcą Microsoft CSP. Pomożemy dobrać okres zobowiązania i model płatności pod Twoją firmę. Konsultacyjnie. Nie sprzedażowo.
